Taşınmayı erkenden planlayın, sorumlulukları belirleyin
Ofis taşınmasında en büyük risk plansızlıktır. Taşınma tarihini, hangi işlerin ne zaman yapılacağını ve kimin sorumlu olacağını önceden netleştirin. Her departman için bir irtifak kişisi belirlemek, kutuların doğru paketlenmesini ve doğru yere taşınmasını kolaylaştırır. Çalışanları süreç hakkında erken bilgilendirmek de taşınma günü beklenmedik engellerin önüne geçer.
Mümkünse taşınmayı, iş akışının en sakin olduğu bir hafta sonuna planlayın; Pazartesi sabahı yeni ofiste çalışmaya başlamak, iş kaybını en aza indiren senaryodur.
Teknik ekipman ve veri güvenliği
Bilgisayarlar, sunucular ve ağ cihazları ofis taşınmasının en hassas parçalarıdır. Bunları IT ekibinizle birlikte planlayın:
- Taşınmadan önce tüm verilerin yedeklendiğinden emin olun.
- Kablo ve donanım kutularını etiketleyin; hangi çalışma masasına ait olduklarını işaretleyin.
- Sunucu gibi hassas cihazların nasıl taşınacağını önceden belirleyin.
- Hassas dosyalar ve arşivler için fiziksel güvenliği planlayın.
Evrak, arşiv ve dosya düzeni
Ofislerde en çok zaman alan işlerden biri evrak ve arşiv taşımaktır. Taşınmadan önce şu düzeni kurun:
- Arşiv dosyalarını departman ve yıla göre etiketleyin; kutu numarası verin.
- Her kutunun içeriğini basit bir listeyle kaydedin; kutu üzerine departman adını yazın.
- Günlük işlerde kullanılan dosyaları ayrı, kolay ulaşılır kutularda toplayın.
- Hassas ve gizli belgeleri ayrı ve kilitlenebilir kutularda taşıyın; bunların taşınmasını tek kişi sorumluluğunda planlayın.
Yeni ofiste bu düzen sayesinde her kutu doğrudan ait olduğu çalışma alanına gider; ilk gün arşiv aramakla geçmez.
Taşınma günü ve yeni ofise yerleşme
Taşınma günü öncesinde iki binanın koşullarını (asansör rezervasyonu, park yeri, yükleme kapısı) teyit edin; gerekirse taşıma planında dış cephe asansörüne de yer açın. Ekipman ve kutuların etiketleri, hangi işin nereye gideceğini belirler. Yeni ofiste önce masa ve dolapların yerleşmesi, ardından bilgisayar ve telefon bağlantılarının kurulması genellikle en verimli sıralamadır. Mobilya sökme ve kurulum işlerini nakliye ekibine bırakmak isterseniz paketleme ve montaj hizmetini teklif aşamasında talep edebilirsiniz.
Adres değişikliğini duyurun
Taşınma sonrası işinizin aksaması için iletişim bilgilerinizi güncel tutmanız gerekir. Yapılacaklar listesi şöyle olabilir:
- Web sitesi, Google ve sosyal medya hesaplarında adres güncellemesi
- Müşterilere ve tedarikçilere e-posta ile yeni adres bildirimi
- Fatura, antet ve kartvizitlerde adres değişikliği
- Eski ofis için yönlendirme: kapıya yeni adres levhası ve posta yönlendirme düzenlemesi
Planlı bir ofis taşıması nasıl yürütülür sorusunun yanıtlarını ofis taşıma hizmet sayfamızda bulabilirsiniz; taşınma planınızı teklif aşamasında birlikte netleştirebiliriz.
Ofis taşınmanızı birlikte planlayalım
Ofis büyüklüğü ve taşınma takviminizi paylaşın, size uygun planı hazırlayalım.